In einem Unternehmen sammeln sich mit der Zeit so einige Software-Lizenzen an. Anfangs reicht es häufig noch aus, die Lizenzen bestehend aus Zugangsdaten, Schlüssel und einer bestimmten Gültigkeitsdauer in einer oder mehreren Textdateien auszulagern. Doch eines Tages kommt für jedes expandierende Unternehmen der Zeitpunkt, wo es nach einer richtigen Lösung für die Lizenzverwaltung ruft.
Das ist auch wichtig, damit wir zu jeden Zeitpunkt den Überblick behalten und nicht davon überrascht werden, sollte eine Lizenz plötzlich ausgelaufen sein. Je nach Unternehmung kann dieses Szenario den absoluten Stillstand für die Arbeit bedeuten. Das ist unproduktiv und kommt meinen Erfahrungen nach gar nicht mal so selten vor.
Deshalb ist es sehr zu empfehlen, eine gute Lösung für die Software-Lizenzverwaltung im Unternehmen zu implementieren. Es gibt Enterprise-Lösungen für die Verwaltung von Lizenzen, die sicherlich hervorragende Dienste leisten können. Aber es gibt auch völlig kostenfreie Möglichkeiten für die Administration und Verwaltung von Lizenzen und die dazugehörigen Vertrags-Abos im Unternehmen.
Ich werde euch in diesem Beitrag eine geniale Open-Source-Software vorstellen, mit der ihr die Administration und Verwaltung eurer Software-Lizenzen ohne den Einsatz von Geldmittel selbstständig verwirklichen könnt. Lizenzen von Microsoft, Adobe, VM-Ware, Citrix, DATEV und viele weitere branchenspezifische Softwarelösungen kosten mitunter schon genügend Geld. Warum also nicht auf eine kostenfreie, aber nicht zwingend schlechtere Software für die Lizenzverwaltung zurückgreifen?
Inhaltsverzeichnis: Ein Beitrag über kostenlose Möglichkeiten für das Lizenzmanagement
Diese Eigenschaften sollte eine Software für die Lizenzverwaltung mitbringen
Kommen wir zunächst zu den wichtigsten Eigenschaften. Was muss eine gute Software für die Lizenzverwaltung eigentlich mitbringen? Diese Auflistung beschreibt einige der wichtigsten Features, die im Idealfall vorhanden sein sollten:
- Einpflegung von Zugangsdaten (Schlüssel und Login-Informationen)
- Einsicht der verbleibenden Gültigkeitsdauer (Wann läuft die Lizenz für eine bestimmte Software aus?)
- Benachrichtigungsfunktion (E-Mail-Benachrichtigungen, wann eine neue Lizenz erworben werden muss bzw. wann die bestehende Software-Lizenz ausläuft)
- Rechnungsverwaltung (Rechnungen sollten einsehbar sein, um die Kosten im Überblick zu behalten und Preisveränderungen einsehen zu können)
- Auflistung der noch vorhandenen Lizenzen (Wichtig bei Volumenlizenzen! z.B. 2/10 Schlüssel sind noch nicht verwendet)
- Eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche (Stichpunkt: User-Experience)
- Eine möglichst transparente und faire Kostengestaltung
- Sicherheit vor Fremdzugriff (Im Idealfall lokal gehostet und nicht auf einer im Ausland befindlichen Daten-Cloud)
Meine Empfehlung für die Lizenzverwaltung (Lizenzen-Management-Software): Verwende die kostenlose Open-Source-Software „Snipe-IT“
Mit Snipe-IT haben wir ein umfangreiches und vor allem kostenloses IT-Asset-Management-Werkzeug, welches sich ausgezeichnet für die Verwaltung von Lizenzen im Unternehmen eignet. Ein großer Vorteil dieser Software ist die Veröffentlichung unter der freien GNU-Affero-General-Public-Lizenz. So können wir die Software beliebig oft und ohne zeitliche Begrenzung verwenden. Die Software kann auch dafür verwendet werden, IT-Dokumentationen durchzuführen und Lagerbestände im Auge zu behalten. So lassen sich nicht nur Lizenzen in das System einpflegen, sondern die gesamten Unternehmensbestände und IT-Komponenten. Vom Telefon bis zum großen Server. Mäuse, Tastaturen, Druckerpatronen und sämtliche Verbrauchsmaterialien.
Wie die Software für die Lizenzverwaltung in deinem Unternehmen implementiert werden kann, das erfährst du im nächsten Abschnitt. Die zuständige IT-Abteilung kann die Software auf der eigenen Server-Infrastruktur installieren und anschließend alle vorhandenen Software-Lizenzen in das System einpflegen. Benötigst du Hilfe bei der Implementierung eines eigenen Servers oder bei der Bereitstellung der Software für die Lizenzverwaltung, kann ich gerne dabei behilflich sein, das Projekt vollständig und sauber umzusetzen. Ein Kontaktformular befindet sich unterhalb meines Computerblogs.
Die kostenlose Lizenzverwaltungssoftware auf den eigenen Server installieren
Auf dieser Seite befindet sich eine Installationsanleitung für die Software Snipe-IT. Folge der Schritt-für-Schritt-Anleitung bis zum Ende, um einen produktiven Server für die Lizenzverwaltung im eigenen Netzwerk zu realisieren. Die Bedienung erfolgt nach der Inbetriebnahme ausschließlich über den Browser.
Dafür wird eine Datenbank, ein Webserver und PHP installiert. Nach erfolgreicher Installation erhalten wir Zugriff auf die Weboberfläche für die Verwaltung von Software-Lizenzen und Einpflegungen von Unternehmenskomponenten, falls überhaupt eine Verwendung über die Lizenzverwaltung hinaus gewünscht ist. Mein Tipp: Sollte noch keine Software für die IT-Komponentenverwaltung und IT-Dokumentation vorhanden sein, bietet es sich an, die IT-Asset-Management-Software ebenso für diese Einsatzgebiete zu verwenden, damit die leistungsstarke Software möglichst effizient eingesetzt wird.
Tutorial für die Webanwendung: So einfach können Lizenzen verwaltet werden (Anleitung für die Einpflegung von Software-Lizenzen mit der Lizenzmanagement-Software Snipe-IT)
Wurde die besagte Software für Lizenzverwaltung auf den eigenen Server im Unternehmen installiert, können wir auf die Webanwendung mit der Verwendung der IP-Adresse oder über den Domainnamen zugreifen. Das alles erfolgt über den Internet-Browser. So bleibt uns die Installation von clientbezogene Software erspart, was glücklicherweise auch den administrativen Aufwand minimiert.
Melde dich mit dem im Installationsassistenten erstellten Benutzerkonto an, um das Dashboard für die Verwaltung aufzurufen. Auf der linken Seite befindet sich ein Menü mit mehreren Schaltflächen. Für die Verwaltung von Lizenzen begeben wir uns auf den Reiter „Lizenzen“. Alternativ kann auch das Icon für den Schnellzugriff direkt im Dashboard für die Lizenzverwaltung angeklickt werden.
Folglich befinden wir uns in dem Menü für Software-Lizenzen. Um eine neue Lizenz für die Verwaltung hinzuzufügen, kannst du den blauen Button mit der Aufschrift „Hinzufügen“ verwenden.
Es öffnet sich umgehend das Menü für die Erstellung und Einpflegung von Lizenzen. Trage den Namen der Software ein und verwende eine selbst konfigurierte Kategorie. Das können Begriffe wie „Betriebssysteme, Buchhaltung oder Grafische Bearbeitungen“ sein.
Der Produktschlüssel lässt sich hier direkt im nächsten Feld hinterlegen. Da dieser unverschlüsselt und im Klartext leserlich ist, sollten wir die Zugangsdaten für die IT-Asset-Management-Software gut behütet in z. B. einem Password-Safe speichern, um einen Fremdzugriff zu verhindern und die Zugangsdaten für die Weboberfläche nur autorisierten Mitarbeitern zukommen lassen.
Wie auf dem Screenshot ersichtlich, können noch viele weitere relevante Eingaben erfolgen. Die Anzahl der verfügbaren Lizenzen, der Lieferant und der Einkaufspreis. Viele Funktionen haben sich in der Praxis als sehr nützlich für die Software-Lizenzverwaltung erwiesen.
So lässt sich das exakte Ablaufdatum eines Schlüssels hinterlegen und wir können noch eigene Notizen ergänzend hinzufügen, um beispielsweise eine Gruppe von Mitarbeitern einzupflegen, die Zugriff auf eine bestimmte Kategorie von Lizenzen erhalten soll.
Erhalte eine rechtzeitige Benachrichtigung, wenn eine Lizenz in Kürze ausläuft, um sie rechtzeitig zu erneuern
Eine der wichtigsten Kriterien einer guten Lizenzverwaltungssoftware ist die rechtzeitige Benachrichtigung über auslaufende Lizenzen im Unternehmen. Mit der IT-Asset-Management-Software Snipe-IT haben wir die Möglichkeit, uns per E-Mail eine Benachrichtigung über gekündigte oder auslaufende Lizenzen zukommen zu lassen.
Dafür pflegen wir schon während der Installation die Zugangsdaten eines gültigen E-Mail-Kontos (SMTP) in die Konfiguration ein. Wie das funktioniert, habe ich im oben verlinkten Tutorial für die Installation und Implementierung der Webanwendung „Snipe-IT“ dokumentiert.
Es gibt auch noch andere gut funktionierende Lösungen für Open-Source-Software, die uns die Verwaltung von Lizenz-Schlüsseln und Software-Abos erleichtern. Eine ähnliche Lösung wäre die IT-Management-Software GLPI von teclib.
